学院各单位：
根据《高等学校档案管理办法》的规定要求，为了促进学院档案管理工作的制度化、规范化，我院启动2017年度档案归档工作，请各单位将本部门2017年本年度产生的属于归档范围的各类文件资料，按归档要求整理好移交档案室，现就归档具体事宜通知如下：
一、归档范围
1.2017年度学院各单位收到的上级及业务主管部门下发的与学院有直接关系并需要执行的文件材料。
2.2017年度学院各级领导及教职工参加教育部、教育厅、河南省政府及其它单位召开的重要会议的相关文件（电子或纸质的）。
3.学院举行重大活动形成的文件材料。如：学院召开党代会、教代会、及其他重大活动形成的各类文件材料。
4.各单位在2017年度工作过程中形成的具有查考利用价值且办理完毕的文件材料。包括每份文件材料的正文与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件等。
5.学院职能部门与校外单位签订的合作协议、相关合同，以及在业务往来中形成的具有保存价值的证明、决议等文件。
6.各种载体（如照片、光盘、磁盘、电子文件等）档案应随相应纸质文件材料同时归档。
7.以学院名义获得的各种证书、奖牌、奖杯、锦旗以及在校际交流中具有保存价值的实物档案应随相关纸质文件同时归档。
8.各个部门归档材料请参考 附件1《河南大学民生学院文件材料归档范围和保管期限表》。
二、归档程序
1.依学院要求各单位需安排一位兼职档案员，将2017年度学校党政管理、教学、学生管理、科研、外事、基建、资产与设备管理、出版发行等活动中产生的具有保存价值的文件材料和需要贯彻执行的上级机关来文等收集齐全完整，进行分类整理并排好文件的次序。
2.请兼职档案员填写卷内目录（或归档文件目录）、移交目录（见附件2、附件3）。打印移交目录一式二份，按归档要求进行验收，验收合格双方签字。部门留一份，交档案室一份存档。
三、归档要求
1.随着学院改革、发展，结合本部门职责审定文件材料，并按要求组织好本单位文件材料的整理、录入、归档工作。
2.归档材料应是原件，复印件原则上不得归档。
3.归档材料必须完整。兼职档案员在整理过程中要认真检查，不要缺页、漏项，如请示与批复、正文与附件应一并归档，应逐份清点收集齐全归档，不得遗漏和散失。
4.归档文件均应注明文件形成时间并加盖公章。
5.需长久保存档案文字材料，文件字迹应选用碳素墨水或黑色中性笔书写，印章应完整清晰。
6.电子文档与纸质文件应同时归档。在移交档案的同时移交纸质文件的目录（或归档文件目录）、卷内目录，并移交各类目录电子版。
7.各部门加强电子文件、声像材料的归档。归档的声像、实物档案须标明事由（事件）及时间、地点、人物；电子档案须标明与纸质档案相符的标题及时间，并刻录光盘。实物档案如获得省级以上表彰的奖状、证书和具有特殊意义的实物，若本单位利用率高，可在原单位暂存，但应完成实物档案目录的移交。
8.因各种原因撤销、归并单位的档案由档案室老师与原单位兼职档案员共同负责办理整理移交手续。
9.归档材料整理，以及移交目录填写的相关问题请参考附件5 《归档文件整理相关问题说明》。
四、移交时间
行政管理部门、各分院将于2018年3月6日开始将归档材料移交进档案室。请各单位参考附件4 《归档部门时间安排》与档案室联系并办理移交手续。
联系电话：23887338
民生学院档案室
2018年1月16日
相关附件